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Warum Sie eine Tax Compliance Management System (Tax-CMS) Dokumentation für Ihre Mandanten einrichten sollten

Ihr Mandant tut es. Und vor allem stellen Sie als sein Steuerberater sicher, dass alle Steuerprozesse "tax compliant" ablaufen und entsprechend dokumentiert sind. Denn kommt es trotz größter Sorgfalt zu Fehlern, die zu einer Steuernachzahlung führen, können schnell steuerstraftrechtliche Vorwürfe im Raum stehen. Seit dem Anwendungserlass des BMF zu § 153 AO vom 23.05.2016, nach dem das Bestehen eines Tax-CMS zugunsten des Steuerpflichtigen gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit sprechen kann, ist es nicht mehr ausreichend “tax compliant” zu agieren, sondern dieses auch zu dokumentieren.
Vorteile auf einem Blick
Als langjähriger Syndikus-Steuerberater verfüge ich sowohl über das theoretische Rüstzeug (u.a. Weiterbildung zum „Certified Tax Compliance Officer“) als auch über die praktische Erfahrung in der Umsetzung von Tax Compliance Management Systemen. Gerne biete ich an, Sie bei der Erstellung eines Tax-CMS für Ihre Mandanten zum Festpreis zu unterstützen.

So erweitern Sie auf einfache Weise Ihr Leistungsangebot, reduzieren die Haftungsrisiken und erhöhen das Compliance-Niveau Ihrer Mandanten signifikant.
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Vorteile des Smart Tax-CMS auf einem Blick

Sie sichern Ihr Mandat.

Gehen Sie proaktiv auf Ihre Mandanten zu und weisen Sie auf die Notwendigkeit hin, sich gegen den Vorwurf der Steuerhinterziehung mit einem Tax-CMS abzusichern – ehe Ihr Mandant auf Sie zukommt.

Sie erweitern Ihr Leistungsangebot.

Als Syndikus-Steuerberater habe ich kein Interesse daran, Ihr Mandat zu übernehmen. Ich unterstütze Sie ausschließlich bei der Umsetzung eines Tax-CMS.

Sie eröffnen eine neue Erlösquelle.

Ich erstelle ein Tax Compliance Management System zum Festpreis. Sie können diesen Leistungsbaustein dadurch optimal in Ihr Angebot integrieren.

Sie profitieren von meiner langjährigen Erfahrung.

Sie können für Ihre Mandanten sofort ein Tax-CMS einrichten ohne das erforderliche Detailwissen erst aufzubauen. Als Syndikus in diversen Unternehmen und Certified Tax Compliance Officer nutzen Sie meine Erfahrung.

Sie werden zeitlich minimal beansprucht.

Ihre zeitliche Beanspruchung begrenzt sich auf einen Kick-Off-Call (ca. 3-4 Stunden), die Erreichbarkeit für Fragen während der Erstellung und eine abschließende Besprechung des fertigen Tax-CMS.

Sie bleiben unabhängig.

Sie erhalten alle erstellten Dokumente als offene Word- und Excel-Dateien. So können Sie jedwede Anpassung oder Ergänzung jederzeit eigenständig vornehmen.
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Elemente des Smart Tax-CMS

1. Dokumentation

Das Fundament bildet die Dokumentation des Tax-CMS, die unternehmensweite Prinzipien erfasst. Dieses Leitbild umfasst entsprechend des IDW PS 980 Standards der Wirtschaftsprüfer folgende Aspekte: Compliance-Kultur, Compliance-Ziele, Compliance-Organisation, Compliance-Risiken, Compliance-Programm, Compliance-Kommunikation und Compliance-Überwachung.

2. RACI-Matrix

Die Rollen und Verantwortlichkeiten der internen und externen Beteiligten werden für definierte Aufgaben bei steuerlichen Prozessen in der RACI-Matrix übersichtlich abgebildet. Die Kategorisierung unterscheidet: Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (zu informieren).

3. Risiko-Kontroll-Matrix

Alle Prozesse werden detailliert in der Risiko-Kontroll-Matrix dargestellt, die damit das Herzstück des Tax-CMS ist. In einer Brutto-Netto-Risikoanalyse werden dabei die Steuerrisiken und die Kontrollen betrachtet, die etabliert sind, um den Risiken zu begegnen.
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Christopher Meinke

Nach dem Studium zum Diplom-Finanzwirt (FH) und einer mehrjährigen Tätigkeit beim Finanzamt habe ich mich entschieden, die „Fronten" zu wechseln und als angestellter Steuerberater bei einer multidisziplinären Kanzlei in Hamburg anzufangen. Parallel dazu habe ich ein Studium zum Master of International Taxation sowie den Fachberater für Internationales Steuerrecht erfolgreich absolviert. Seit 2012 bin ich ausschließlich als Syndikus-Steuerberater in verschiedenen Unternehmen tätig, aktuell als Senior Tax Manager EMEA und Prokurist in einem Fortune 50-Unternehmen.
Zuvor war ich drei Jahre Head of Tax DACH & Nordics bei Philips Lighting und vier Jahre Tax Manager EMEA bei Olympus tätig. Ich habe diverse Weiterbildungen im Bereich Tax Compliance Management durchlaufen und auch die Prüfung zum „Certified Tax Compliance Officer” erfolgreich abgelegt. Ferner bin ich als Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Hamburg aktiv.

Häufig gestellte Fragen

Für welche Unternehmen lohnt es sich ein Tax-CMS?

Ein Tax-CMS lohnt sich für jedes Unternehmen, weil die Risiken der persönlichen Haftung bei einer Steuerverkürzung alle Organe der Gesellschaft und Geschäftsinhaber hart treffen können – unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Wie sollte ein Tax-CMS gestaltet sein?

Als Leitlinie eignet sich der von Wirtschaftsprüfern verwendete Standard IDW PS 980. Darin sind die Bestandteile für ein funktionierendes Tax-CMS beschrieben. Das von mir entwickelte Smart Tax-CMS basiert auf diesen Standards und enthält eine Übersicht der Verantwortlichkeiten (sog. RACI-Matrix) und eine Risiko-Kontroll-Matrix.

Kann ich mich auf das Tax-CMS verlassen?

Ja, das Smart Tax-CMS basiert auf den Standards des Institut der Wirtschaftsprüfer, ist testierfähig und bedarf daher derzeit auch keiner externen Prüfung. Entscheidend ist aber natürlich, dass die Dokumentation auch wirklich gelebt wird.

Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?

Nach Ihrem Einverständnis würde ich Ihnen einen Fragebogen zusenden, den Sie bitte stichpunktartig ausfüllen, ggf. Dokumente beifügen und zurücksenden. Das gibt mir einen ersten Überblick. Danach würde ich einen ca. 3-4 stündigen Kick-Off-Call mit Ihnen vereinbaren. Je nach Wunsch stehen wir während der Erstellung des Tax-CMS bei Rückfragen schriftlich oder telefonisch im Austausch, bis die Dokumentation vollständig ist. Abschließend besprechen wir das Tax-CMS Ihres Mandanten. Sie erhalten alle Dokumente als offene Word- und Excel-Dateien, sodass Sie jederzeit selber Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen können.

Ist die Erstellung eines Tax-CMS eine einmalige Sache?

Die Dokumentation der Steuer-Compliance ist keine einmalige Angelegenheit. Vielmehr muss sie gelebt und weiterentwickelt werden. Ich empfehle daher alle 6 Monate (aber jedenfalls jährlich) die Dokumentation auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen. Hier unterstütze ich gern, wenn gewünscht. Der strukturierte Aufbau des Smart Tax-CMS macht es Ihnen aber leicht Aktualisierungen auch selber vorzunehmen.
„Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann.”
Mit diesem Satz im Anwendungserlass des BMF zu § 153 AO vom 23.05.2016 baut der Fiskus Unternehmen eine Brücke: Mit Hilfe eines steuerlichen, innerbetrieblichen Kontrollsystems können sie vermeiden bei steuerlichen Fehlern oder Korrekturen vorschnell der Steuerhinterziehung verdächtigt zu werden.

Für ein solches Tax-CMS gibt es indes keine gesetzliche Pflicht. Wirtschaftlich betrachtet besteht allerdings faktisch ein Zwang zur Einrichtung eines Tax-CMS, weil die Steuerbehörden dies bei der Bewertung von Steuerverstößen strafmildernd berücksichtigen. Im Rahmen einer strafbefreienden Selbstanzeige nach § 371 AO etwa kann sich das Bestehen eines Tax-CMS zugunsten des Steuerpflichtigen bei der Feststellung von Vorsatz oder Leichtfertigkeit auswirken.
Auch das Landgericht München I stellte fest (5HK O 1387/10): „Seiner Organisationspflicht genügt ein Vorstandsmitglied bei entsprechender Gefährdungslage nur dann, wenn er eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einrichtet.“

Der Richter des 1. Strafsenats am Bundesgerichtshof, Prof. Dr. Markus Jäger, bestätigte, dass derjenige, der die Steuererklärung gestützt auf funktionierende innerbetriebliche Organisationsprozesse unterschreibt, eine Angabe nach bestem Wissen und Gewissen macht und in diesem Fall für ein Steuerstrafverfahren kein Raum mehr besteht.
Eine dokumentierte Compliance-Organisation ist ein Meilenstein der Enthaftung und sollte implementiert werden.
Meine Erfahrung zeigt, dass es bei der Umsetzung und Implementierung eines Tax-CMS gewiss keine allgemeingültige Lösung gibt. Die Unterschiede liegen in der Vielzahl, dem Umfang und der Komplexität der organisatorischen Maßnahmen. Gleichwohl lassen sich aber einheitliche Standards der Dokumentation für nahezu alle Steuerpflichtigen und ein optimaler Aufbau für ein Tax-CMS entwickeln. In den letzten Jahren konnte ich ferner über 200 Prozesse beschreiben, die so oder sehr ähnlich bei den meisten Unternehmen bestehen.
Das von mir entwickelte Smart Tax-CMS orientiert sich dabei an den Standards des IDW PS 980 „Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen” des  Institut der Wirtschaftsprüfer sowie dem IDW Praxishinweis 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“. Das Smart Tax-CMS enthält ferner eine übersichtliche Struktur der Verantwortlichkeiten (sog. RACI-Matrix) und eine Risiko-Kontroll-Matrix, das Herzstück eines jeden Tax-CMS.
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